Autor: Jakub Kubis

Częstym problemem w planowaniu projektów przedsiębiorców z branży startupów jest wybór optymalnych ram prawnych dla zamierzonych czy podejmowanych przedsięwzięć. Tradycyjne formy umów uregulowane w kodeksie cywilnym, takie jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło, jako formy uniwersalne i sztywne, często nie przystają do wymagań procesów powstawania nowych technologii np. z branży IT. Najczęściej spowodowane jest to charakterystyką oferowanego produktu adaptującego innowacyjne rozwiązania – co do zasady rozwijane w toku jego powstawania – i przez to niemożliwe do skonkretyzowania na etapie podpisywania kontraktu.

Agile Project Management

Naprzeciw powyższym wymaganiom wychodzą umowy implementujące tzw. adaptacyjne zarządzanie projektami (ang. Agile Project Management) oparte o tzw. metodyki zwinne. Tradycyjne umowy przewidujące kaskadową realizację projektu np. projekt, wykonanie, testowanie, wdrożenie (tzw. Waterfall) zakładają jego opisanie, w tym stworzenie założeń, na początkowym etapie. Mankamentem takiego podejścia jest trudność w późniejszym modyfikowaniu założeń i celów w trakcie wykonywania umowy, jako że wszelka zmiana na dalszym etapie pozostaje w sprzeczności z ideą dostarczenia pierwotnie zaplanowanego rezultatu. Wynika to również z faktu, że realizacja umowy przebiega w długim – nierzadko wielomiesięcznym – etapie bez możliwości reagowania w trakcie na pojawiające się problemy (weryfikacja i testy), czy zbyt sztywne ramy założeń pierwotnych (plan). Oczywistą (i negatywną) konsekwencją jest: podsumowywanie założeń projektu (dzieła) dopiero na etapie końcowym (czyli testy po stworzeniu całości), przez co często jest już na tym etapie jest on przestarzały bądź nie odpowiada aktualnym i zmieniającym się w czasie potrzebom Klienta, czy też minimalizacja współpracy i komunikacji między stronami umowy (firma – Klient), skutkującą rozejściem się założeń stron czy też nieuwzględnianiu oczekiwań.

Metodyki zwinne

Podejście obejmujące konstruowanie umów wykorzystujących metodyki zwinne jest zgoła odmienne. Podstawowe założenia to: punkt ciężkości przesunięty w kierunku czynnika ludzkiego (kompetencje, nie procesy i narzędzia), dostarczenie działającego produktu (nie dzieła zgodnego z pierwotnym/przestarzałym planem), współpraca stron umowy i reagowanie na zmiany. Dla osiągnięcia powyższych założeń umowa powinna przewidywać realizację projektu w krótkich fazach (tzw. itercjach) umożliwiających szybką i elastyczną reakcję na zmieniające się wymagania i w konsekwencji usankcjonowanie wielokanałowej, jak najczęstszej i ścisłej komunikacji stron ze wskazaniem osób kontaktowych i władczo umocowanych (dla podejmowania prawnie wiążących decyzji). Umowy takie powinny także przewidywać zagwarantowanie odpowiednio kompetentnego zespołu o odformalizowanej strukturze i minimalnym poziomie biurokracji.

Umowa realizacji projektu

W jaki sposób przekłada się to na treść umowy? Poprzez zamieszczenie w umowie odpowiednio sformułowanych zapisów (klauzul) zapewniających realizacje poszczególnych elementów opisanej metodyki. Agile nie oznacza jednakże dowolności w konstruowaniu poszczególnych zapisów umów, w tym rezygnacji z „tradycyjnych” i sprawdzonych rozwiązań. Nadal działania na kanwie realizacji umowy winny mieć ściśle określone ramy czasowe, każda itercja (faza) precyzyjnie określony i zaplanowany zakres, a wszelkie rezultaty prac realizowane w ramach projektu na bieżąco weryfikowane pod kątem ich jakości i wartości dla Klienta.

Oczywiście, wykorzystywanie w działalności startupowej umów opartych na metodykach zwinnych, nie eliminuje, jak ma to miejsce w przypadku każdego innego rodzaju umów, określonych ryzyk prawnych. Główne ryzyko wiąże się z elastycznym opisem przedmiotu umowy, który wymagał będzie, zgodne z założeniami analizowanej metodyki, konkretyzacji już na poszczególnych etapach wykonywania umowy (doprecyzowania poszczególnych elementów produktu na etapie kolejnych itercji), dlatego też dobrze skonstruowaną umowę charakteryzować będzie nie tyle precyzja opisu projektu, co zagwarantowanie mechanizmów prowadzących do jego skutecznej konkretyzacji. Inne ryzyko związane będzie z minimalizacją obiegu dokumentów, co dla podmiotów o tradycyjnym podejściu może być kłopotliwe (tu w sukurs przyjść mogą nowoczesne metody komunikacji elektronicznej).

Realizacja umów w oparciu o metodyki agile może, choć nie musi, stanowić wyzwanie dla zmiany utartych ścieżek współpracy i przyzwyczajeń, zwłaszcza w firmach o tradycyjnym modelu współpracy. Nie da się jednak ukryć, że zaufanie, partnerstwo i otwartość, a także szybkie, elastyczne i miękkie podejście, tak charakterystyczne dla firm startupowych, wynikające również ze specyfiki oferowanych produktów, sprawia ze umowy oparte o wspomniane metodyki będą atrakcyjną formą zabezpieczenia zarówno ich interesów, jak i wyrazem nowoczesnego i produktywnego podejścia do oczekiwań Klienta.

Kancelaria Katowice

Jeśli zaczynasz realizować swój startup lub inny projekt w oparciu o metodyki zwinne to umowa będzie pierwszym krokiem współpracy z wykonawcą. Zapraszamy do naszej kancelarii w Katowicach na spotkanie konsultacyjne. Doradzimy i sporządzimy umowę na podstawie której realizacja Twojego projektu będzie przebiegać płynnie i bezpiecznie.

Zadzwoń +48 32 7300200 lub skorzystaj z formularza kontaktowego tutaj.

Autor: Jakub Kubis ZOBACZ MÓJ PROFIL